Remote Work, virtuelle Kollaboration, digitale Arbeitsprozesse: Als swb 2018 entschied, alle PCs im Unternehmen durch Laptops zu ersetzen, die Dateiablage von lokalen Servern in die Cloud umzuziehen und Programme wie Teams, Outlook und OneDrive einzuführen, war die Skepsis zunächst groß. Unsere Aufgabe: 2500 Mitarbeitende vom IT-Arbeitsplatz 2.0 mit einer individuell zugeschnittenen Change-Kommunikation überzeugen. Wir haben das mehrjährige Projekt von Anfang an begleitet.

Als erstes Projekt innerhalb des Unternehmens hat die IT die Möglichkeit erhalten, eigenständig zu kommunizieren und – parallel zum Intranet – eine eigene IT-Plattform einzurichten. Wir haben das Konzept erstellt, die Seite technisch umgesetzt und fortan mit Inhalten redaktionell bespielt. Etwa mit Projektberichten, How-to-Artikeln, Best-Practice-Stories und Unterhaltungsformaten. Immer mit einem Ziel: Für die neuen Möglichkeiten des IT-Arbeitsplatz 2.0 zu begeistern. Dafür haben wir eine klare, verständliche Sprache auf Augenhöhe gewählt und Inhalte kreiert, die neugierig machen.

Die Change-Kommunikation wurde von Anfang an in verschiedenen Phasen gedacht. Zu Beginn ging es darum, die Mitarbeitenden für die ganz großen Änderungen zu sensibilisieren und notwendige Wordings schleichend zu etablieren – zum Beispiel die „Cloud“ und „Teams“. Für das Lenovo Yoga wurde eine Yoga-Tasche (Laptop-Tasche) und eine Yoga-Matte (Mousepad) produziert, um den Wandel am Arbeitsplatz sichtbar zu machen. Dazu gab es Postkarten und Plakate, die eine umfangreiche Berichterstattung und die Roadshows mit einem Zwinkern flankierten.

Ohne Umwege: Von Anfang an war es swb und uns wichtig, die Mitarbeitenden auch auf persönlicher Ebene zu erreichen. Deswegen haben wir nicht nur Austauschformate wie ein Forum oder eine Community eingerichtet, sondern auch den direkten Kontakt gesucht. Der eigene Rollout wurde durch personalisierte Mailings begleitet, Multiplikatoren separat informiert. Und auch nach dem Sprung in die neue IT-Welt waren wir da: Mit Newslettern, die alles Wissenswerte und jede Menge Inspiration direkt ins Postfach liefern und sich von einer Word-Vorlage zu komplett gestalteten SharePoint-Newslettern entwickelten.